11 dicas essenciais de organização para ganhar produtividade no trabalho

há 5 anos

Ganhar produtividade no trabalho é o grande desafio para as pessoas que querem aumentar a eficiência na execução das tarefas diárias.

Não existe uma receita mágica para ser um profissional que sabe lidar com suas obrigações, entretanto, há técnicas que podem ajudar a mudar as atitudes diante das prioridades, com isso, melhorar o seu desempenho e organizar tempo para tudo que precisa ser feito.

Quantas vezes você já disse "Eu não tenho tempo", na realidade, todos os dias essa frase é mencionada por alguém. Todavia, tempo, é uma questão de planejamento, organização e prioridade.

Com as dicas abaixo, você vai entender como é possível ganhar produtividade no trabalho e também, na sua vida pessoal. Confira:

1- Tenha uma mesa organizada

No meio da bagunça, fica muito difícil começar o dia com o pé direito. Tenha o hábito de deixar tudo organizado antes de ir embora, dessa forma, o seu dia já se inicia com uma atmosfera favorável.

Compre porta documentos, pasta para arquivos, porta canetas e deixa a mesa limpa, sem muitos papéis jogados e coisas bagunçadas.

Saiba onde estão as coisas, coloque etiquetas e esqueça aquele ditado "minha bagunça é organizada”. Isso não existe. Uma mesa organizada é aquela onde qualquer pessoa pode encontrar o que está buscando, como resultado também você economiza tempo para achar as suas coisas.

Pense nisso!

2- Anote todas as suas atividades do dia seguinte

Tire alguns minutos antes de finalizar o dia e anote o que você precisa fazer no dia seguinte. Pode ser em uma plataforma online ou em uma agenda.

Na psicologia, o ato de escrever em uma agenda pode ser mais eficiente para reduzir a ansiedade e depositar no papel as tarefas a serem feitas no dia seguinte. Além disso, elas ficam na sua frente e conforme são executadas, podem ser riscadas.

Pessoas produtivas anotam tudo em ordem de prioridade, dessa forma, é possível ter um norte à seguir durante o dia e você não ficará perdido.

3- Resolva um problema de cada vez

É sabido que nem sempre dá para fazer tudo em 8 horas de trabalho, no entanto, as prioridades devem ficar à frente. Do lado da anotação, estipule quanto tempo vai precisar para que essa obrigação seja resolvida. Tente encaixar no seu dia, o maior número de tarefas, desse modo, sua agenda nunca ficará cheia de pendências.

Uma dica importante é pegar uma atividade e parar somente quando terminar. Evite começar várias, para não ter o risco de não finalizar nenhuma no final do dia e ter a sensação de que seu tempo não foi suficiente.

4- Cuidado com as distrações

O maior obstáculo para ganhar produtividade no trabalho hoje em dia são as redes sociais e o celular. Infelizmente, a maioria das pessoas perdem muito tempo respondendo mensagens no whatsapp de cunho pessoal, vendo piadas e coisas que não agregam em nada.

Coloque no papel quanto tempo você perde com isso e estipule horários para checagem de email, aplicativos e redes sociais. O ideal é trabalhar por pelo menos 2 hora sem interrupções.

5- Imponha prazos para resolver suas tarefas

Análise em quanto tempo aquela atividade pode ser concluída, faça isso antes de iniciar. Desse modo, é possível traçar o plano de um dia inteiro. Não deixe nada inacabado para o dia todo.

Seja realista, se uma tarefa levar 2 horas, não tente terminar em 20 minutos.

Pense na qualidade que vai entregar. Mas entenda a necessidade de pensar nos prazos e no tempo para execução.

Tenha foco, se concentre e não perca a noção do tempo.

6- Faça pausas entre as atividades

Estipule que a cada 2 horas de trabalho você vai levantar, dar uma volta, tomar um cafezinho ou checar seus emails e redes sociais.

Desse modo, você cria um hábito de trabalhar até concluir uma atividade e alivia o estresse nessas pausas.

Paradas de 15 minutos são benéficas para o recomeço de uma nova atividade, a mente fica mais limpa do assunto anterior e o corpo mais relaxado. Portanto, use-a a seus favor.

Mas, cuidado, as pausas são para ajudar e não distrair a sua mente por muito tempo. Até ela deve fazer parte do seu planejamento.

7- Avalie o que te atrapalha

Tem pessoas que não conseguem riscar nada da agenda no final do dia, nesse caso, é fundamental identificar o que está impedindo que o fluxo de trabalho seja levado adiante.

Muitas vezes é a falta de organização, distrações ou até mesmo, falta de autonomia para dar a canetada final.

Elabore um projeto para definir o que deve ser feito para mudar esse cenário, caso contrário, será impossível ganhar produtividade no trabalho.

8- Não adie as obrigações

Quanto antes resolver um problema, melhor.

As pendências prejudicam a rotina laboral, portanto, seja eficiente. A procrastinação nada mais é que" esconder os problemas na gaveta ".

Cuidado, pois a cada dia que passa esse problema pode crescer e se tornar gigante podendo atrapalhar outros setores.

Seja um facilitador, resolva os problemas e tenha uma meta para isso. Não se permita manter tarefas por muitos dias na sua agenda.

9- Aprenda a delegar tarefas

Nem sempre é possível" abraçar o mundo ", todos os profissionais possuem limitações, portanto, não tenha medo de dizer o que pode ou não fazer.

Compartilhe isso com a equipe, não se sinta sobrecarregado, isso não é benéfico para o profissional e nem para a empresa, uma vez que centralizar os problemas é um grande risco para a companhia.

O ideal é incentivar o trabalho em equipe, muitas vezes a gerência não está vendo quais os profissionais estão sobrecarregados, por isso, é importante dialogar e expor isso nas reuniões.

10- Organização nem sempre tem relação com rapidez

Cuidado, fazer as coisas muito rápido pode comprometer a qualidade do que você vai entregar.

O segredo está na organização e foco. Essas ações reduzem o estresse, favorece a gestão do tempo e aumenta a criatividade.

Já existem alguns aplicativos que podem ajudar a estabelecer a rotina de trabalho e criar pausas necessárias, alguns deles são: Clear Focus e Neo Triad.

11- Cuide da sua saúde

Na sua rotina, arrume tempo para fazer atividade física e cuidar da alimentação, não há como ganhar produtividade no trabalho quando a saúde pede socorro.

Uma pessoa com boa saúde reflete auto confiança e não vive estressada, além disso, fica de bem com a vida, o que favorece a criatividade e a força de vontade de dar o seu melhor.

Essas dicas podem ser empregadas na vida pessoal, todos precisam se dedicar igualmente nesses dois setores da vida para ser feliz.

(Por: Fábio Favari)

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