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19 de Janeiro de 2019

9 indicadores de desempenho para um escritório de advocacia

ADVOGADO DIGITAL
Publicado por ADVOGADO DIGITAL
há 3 meses



Toda empresa que deseja crescer precisa buscar por métodos de gestão eficientes e que auxiliem na redução de custos, na melhora nos investimentos e no ganho de vantagem competitiva.

Nesse cenário, é preciso avaliar os resultados obtidos, compreender o motivo pelo qual os objetivos não estão sendo atingidos e quais são as chances de melhoria — e os indicadores de desempenho podem ajudar nessa função.

A utilização de indicadores de desempenho possibilita ao gestor monitorar a performance do dia a dia e tomar decisão mais acertadas. Além disso, é possível ter uma visão mais complexa sobre todos os seus processos e quais estratégias adotar para alcançar os melhores resultados.

Pensando nisso, vamos mostrar a importância dos indicadores de desempenho para seu escritório de advocacia e como utilizá-los.

1. O que são indicadores de desempenho?

São dispositivos de gestão fundamentais para mensurar o resultado de um negócio. Por meio deles é possível avaliar os resultados dos procedimentos de maneira mais direcionada.

Eles te permitem saber:

  • se as metas e objetivos foram alcançados;
  • se o emprego de investimentos foi eficaz;
  • quais falhas aconteceram em cada fase de um projeto.

2. Qual a importância desses indicadores para um escritório de advocacia?

Como o mercado jurídico se encontra cada vez mais competitivo, os advogados precisam buscar técnicas para uma gestão impecável. Os grandes escritórios já estão usando métodos para medir a alta performance da sua equipe por meio de indicadores que alinham as tarefas dos profissionais e os ajudam a obter melhores resultados.

Diante de tantos benefícios dessa metodologia, percebeu-se que é completamente viável (e até necessário) adotar indicadores de desempenho no escritório de advocacia.

Por isso, mesmo trabalhando com prazos, audiências e com um dia a dia corriqueiro, é possível elaborar uma cultura de alto desempenho na advocacia.

3. Por que acompanhar esses indicadores?

Os indicadores de desempenho não servem apenas para mostrar se o resultado almejado foi atingido ou não, ou para fazer uma análise conclusiva do trajeto. Eles podem e devem ser usados na rotina do escritório para acompanhar o progresso do trabalho e fazer os ajustes necessários. São esses indicadores que concedem aos administradores uma visão ampla e exata sobre a empresa.

É preciso considerar que, exatamente pelo fato desses indicadores serem tão importantes para a criação das estratégias do escritório, não devem ser estabelecidos de qualquer maneira: devem estar orientados àquilo que é informação interessante para o negócio e auxilie de fato na tomada de decisão.

Podemos dizer que os indicadores de desempenho são verdadeiros comunicadores, tendo em vista que por meio deles se entende a real situação da empresa e temos os primeiros indícios do que é preciso fazer para melhorar os resultados.

O mais curioso é que grande parte dos dados e informações necessários para criar os indicadores já se encontra no escritório. Basta juntá-los e mantê-los atualizados de forma a ser um indicador.

4. Como os indicadores de desempenho ajudam na tomada de decisão?

A escolha dos indicadores corretos para cada negócio depende de uma avaliação específica. O que importa é não perder de vista a finalidade dos indicadores de desempenho, ou seja, a possibilidade de obter uma visão atual e complexa do escritório e ajudar na tomada de decisões.

É preciso identificar quais são os indicadores recomendados para o seu tipo de negócio, pois nenhum indicador mostra sozinho a situação por completo.

Com a escolha correta, assegura-se que as decisões do escritório sejam tomadas a partir de dados concretos. Por exemplo, se o escritório se concentra na relação com poucos clientes distintos, a averiguação diferenciada de desempenho com a satisfação desses clientes pode ajudar na decisão de reforçar sua equipe e ter clientes mais satisfeitos.

5. É preciso acompanhar todos os indicadores?

Para ampliar a eficácia e melhorar os resultados, não basta apenas saber quais são os indicadores de desempenho adequados: é preciso compreender quais são suas funções no escritório e acompanhá-las.

Os indicadores devem estar alinhados com as técnicas do negócio. Caso contrário, poderá correr o risco de monitorar muitos números que não ajudam em nada.

Dessa maneira, é primordial realizar uma análise do momento pelo qual o escritório está passando e definir os indicadores mais adequados para cada propósito, que podem ser:

  • aumentar a carteira de clientes;
  • tornar o ambiente de trabalho mais eficaz;
  • aumentar o retorno do investimento relativo ao marketing etc.

Uma dica: em vez de focar em diversos indicadores de desempenho, pense que o importante é mirar nas métricas-chave. Isso porque não existe uma fórmula definida de quantos indicadores a empresa necessita.

Para se ter um critério inicial, a maioria das empresas de sucesso usam um valor médio de indicadores, que são distribuídos entre as áreas principais e os processos do negócio.

Assim, o escritório consegue se manter com um fluxo de trabalho mais inteligente e efetivo.

6. Como priorizar os indicadores mais adequados?

Para que a análise das informações dos indicadores seja mais assertiva, um dos pontos principais é saber priorizar as métricas mais adequadas. Isso diminui o tempo necessário para que o analista consiga ter uma visão estratégica a respeito da rotina do negócio, além de conseguir avaliar os principais quesitos para obter melhores resultados a médio e longo prazos.

A fim de priorizar o uso de indicadores adequadamente, eles podem ser divididos em duas espécies: de estratégia e de processos.

6.1. Indicadores de estratégia

Esse indicador ajuda o gestor a avaliar e entender se as metas de médio e longo prazo do escritório serão alcançadas dentro do tempo estipulado. Essa espécie engloba todos os requisitos que influenciam diretamente na capacidade de manter o negócio lucrativo.

6.2. Indicadores de processos

São os indicadores usados para avaliar como cada rotina interna está sendo desempenhada. Essa espécie mede a qualidade dos processos internos e o funcionamento da infraestrutura interna no geral. Dessa forma, o escritório pode melhorar sua cadeia de produção e atingir melhores resultados.

Classificando os dados corretamente, fica mais fácil encontrar os indicadores necessários para cada análise. Assim, os resultados são melhorados e a empresa pode se manter mais dinâmica.

7. Quais são os principais indicadores de desempenho?

Existem muitos indicadores que devem ser acompanhados no ramo da advocacia. A seguir, listamos alguns deles. Confira!

7.1. Margem de lucro

Esse indicador é importante para mostrar quando certos contratos são vantajosos ou não para o escritório de advocacia. O cálculo é feito da seguinte forma:

  • realize um levantamento do custo total da atividade em um mês determinado;
  • divida o valor mensal pela quantidade de horas do mês. Esse cálculo possibilita compreender o custo de cada hora trabalhada;
  • multiplique o valor de cada hora pelo tempo utilizado na execução da tarefa em questão.

No fim de cada cálculo, é possível identificar qual foi a margem de lucro de cada atividade.

Fique atento: muitos contratos parecem ser vantajosos por terem um valor alto. Contudo, se exigirem uma quantidade de tempo muito grande, o resultado real pode demonstrar um lucro bem menor ou até prejuízo.

Nesses casos, às vezes pode ser mais interessante fazer serviços mais simples e que gastem uma quantidade menor de horas trabalhadas no lugar de priorizar grandes contratos, que parecem promissores, mas possuem uma relação de custo maior.

7.2. Quantidade de horas trabalhadas

Trata-se da identificação das horas trabalhadas versus horas faturadas, caso o escritório trabalhe como modelo de faturamento por horas trabalhadas. Caso trabalhe com valores fixos, as horas trabalhadas servem como base para uma avaliação da rentabilidade do contrato, com a relação do custo das horas indicadas e o valor do contrato.

No caso de escritórios que trabalham com atividades repetidas ou parecidas, é possível monitorar o tempo médio para a execução de um certo documento, como uma petição inicial.

As horas trabalhadas servem também como referência para indicar em qual área, atividade ou cliente o escritório está trabalhando mais.

Um software jurídico específico pode auxiliar bastante nesse indicador de desempenho.

7.3. Valor de horas trabalhadas

É um indicador essencial para a tomada de decisões no escritório. Para calculá-lo, é necessário dividir o valor total da nota de um serviço contratado pela quantia de horas que a equipe gastou nas tarefas relativas a ele.

Com esse cálculo, é possível descobrir se o valor cobrado foi o suficiente para arcar com as despesas que gerou e se garantiu uma margem de lucro satisfatória para o escritório.

Quando o valor médio das horas trabalhadas é muito baixo, quer dizer que a atividade não é lucrativa.

7.4. Produtividade

Para saber mais quanto à produtividade, é preciso comparar o que foi gerado com o que foi investido em recursos para isso acontecer. O resultado demonstrará o quanto está sendo utilizado para cada serviço prestado.

Ou seja, esse demonstrativo quantifica os recursos consumidos e as tarefas produzidas.

7.5. Custos de processos

Em várias situações os resultados foram positivos, porém não sobra dinheiro, não é mesmo?

Nesses casos, o cálculo do percentual de lucro sobre o faturamento ajuda a compreender melhor qual rumo o negócio tem seguido e quais medidas podem ser tomadas para aumentar os resultados.

Voltando a questão inicial, ela pode estar ligada diretamente aos custos que o escritório apresenta.

Se o seu faturamento foi positivo, mas o capital não está disponível, quer dizer que seus custos andam altos e é preciso tentar resolver esse problema. Uma boa maneira de avaliar se a lucratividade do seu negócio anda bem é compará-la com a lucratividade média demonstrada pelo seu ramo no mercado.

7.6. Processos ativos

O procedimento para fazer o cálculo desse indicador é o seguinte: divida o número de contratos novos pela quantidade de serviços finalizados em um período estipulado – pode ser mês, trimestre, semestre etc.

O resultado demonstra qual é a demanda de trabalho e possibilita entender o fluxo de atividades em seu escritório de advocacia.

7.7. Contratos fechados

É um indicador por meio do qual é possível aumentar o lucro do escritório.

Quanto maior a quantidade de contratos fechados, maior será seu faturamento. Além disso, o número de clientes também tende a aumentar por meio das indicações e reconhecimento dos seus serviços de advocacia prestados.

7.8. Apontamento das horas

Por meio desse indicador o advogado consegue avaliar se está tendo um retorno positivo do seu trabalho. De maneira geral, o apontamento de horas auxilia a identificar como o profissional ou sua equipe está aproveitando o seu tempo e se a precificação dos serviços condiz com o esforço investido.

Dessa forma, é possível entender o custo específico de cada ação, gerando uma base importante para decisões e contratos futuros.

7.9. Satisfação dos clientes

Grande parte das contratações de um escritório de advocacias são frutos de indicações de clientes do escritório. Nesse caso, o acompanhamento e satisfação dos clientes é primordial para identificar se eles estão indicando ou não o seu trabalho.

Dentre as diversas maneiras de acompanhamento de identificação, temos uma em que o cliente dá uma nota de 0 a 10 para os serviços prestados, chamado métodos NPS.

Esse instrumento possui um ranking que classifica os clientes entre detratores, neutros e promotores. A pesquisa com vários clientes vai gerar uma nota média e, por meio dela, você saberá quais ações criar para melhorar seu gerenciamento e captar mais clientes.

  • Detratores: se refere aos clientes insatisfeitos, que dão uma nota baixa e podem relatar pontos negativos dos seus serviços em público;
  • Neutros: são aqueles que mantêm somente o contato necessário e quando precisam. Não costumam dizer sobre o serviço prestado;
  • Promotores: são os grandes divulgadores do seu trabalho, tendo em vista que darão notas elevadas por estarem completamente satisfeitos. Como costumam ser verdadeiros, podem colaborar com feedback para que os serviços sejam ainda melhores.

Os indicadores de desempenho no escritório de advocacia devem focar em aumentar a quantidade de clientes promotores.

8. Como avaliar os resultados obtidos com os indicadores?

Os indicadores se tornam eficientes à medida que o escritório passa a usá-los de maneira adequada. Porém, para que esses dados sejam utilizados de forma estratégica, é preciso filtrar os resultados corretamente e, assim, ter uma visão mais eficaz sobre o que será preciso para alcançar os objetivos esperados.

Para entender como cada indicador pode ajudar o negócio, um dos fatores fundamentais é ter objetivos claros. Sem um bom direcionamento, analistas terão dificuldades para compreender quais são os indicadores importantes para cada procedimento de análise.

Analise o motivo pelos quais os indicadores serão utilizados –afinal, saber a resposta para essa pergunta é algo essencial.

Use somente os indicadores ideais, pois o excesso de dados pode aumentar os ruídos existentes durante as análises, reduzindo sua precisão. Por isso, é necessário filtrar bem os conteúdos para obter melhores resultados.

Com isso, quando quiser otimizar seus processos por meio dos indicadores, você deve se basear em 3 conceitos:

  • índices: são os valores que refletem a performance de um processo ou estratégia, é o ponto principal da avaliação;
  • metas: são todos os objetivos do negócio e o que é preciso alcançar para que o gestor considere que as rotinas conseguiram os propósitos esperados;
  • limite de tolerância: é o percentual de variação que o escritório tolera ao não atingir uma meta, como se fosse uma margem de erro.

Com esses quesitos em mente, fica mais fácil fazer o uso estratégico dos dados obtidos por meio dos indicadores de desempenho, além de conseguir coletar as informações corretas. Ao mesmo tempo, tem-se um uso mais adequado de tudo que estiver disponível no local de trabalho.

9. Como utilizar os dados obtidos de maneira estratégica?

Como já falamos, para que os indicadores exerçam um papel importante no negócio, é preciso contar com métodos de análise adequados. Isso se explica pois, além de conseguir estabelecer indicadores adequados e filtrar dados com precisão, também deve-se saber aplicar os resultados das análises da maneira mais exata possível.

Após as informações serem levantadas e os problemas identificados, é importante elaborar um plano de ação. Avalie o que deve ser feito para resolver as falhas de maneira rápida e evitar que elas aconteçam novamente.

Esse plano de ação deve contar com o apoio de toda equipe. Cada membro deve trabalhar lado a lado, com organização e projeção a fim de otimizar os processos e impedir que o negócio mantenha técnicas de baixo desempenho.

Uma vez que as medidas corretivas tenham sido empregadas, o seu impacto deve ser avaliado frequentemente. Isso aumentará a taxa de sucesso nas abordagens usadas para o escritório eliminar os seus problemas, além de identificar rapidamente o que deu certo e corrigir pequenas falhas.

9.1. Conte com uma ajuda especializada

Com o auxílio de profissionais qualificados, o escritório de advocacia terá maior conhecimento para analisar os dados e, assim, compreender o que pode ser feito para alcançar os resultados desejados. Por isso, contar com uma ajuda especializada deve ser considerado.

Caso preciso, alterações nos indicadores podem ser implementadas. Adequando as suas métricas às transformações do mercado, o negócio conseguirá manter um fluxo de trabalho com alto desempenho, em que os processos são otimizados por meio de uma avaliação bem estruturada e prática.

Dessa maneira, o escritório se manterá alinhado com as tendências do direito e capaz de criar chances de negócios sempre.

10. Quais ferramentas podem ser usadas para aumentar a produtividade?

Para otimizar o ambiente de trabalho e se tornar mais produtivo, diversas tecnologias para advogados podem ser utilizadas. Elas trazem maior flexibilidade, diminuem o número de brechas operacionais e tornam a administração mais inteligente.

Veja a seguir algumas soluções que seu escritório pode adotar para se tornar mais eficiente!

10.1. Sistema de gestão integrada

Os sistemas de gestão integrada são ferramentas usadas no ambiente corporativo para concentrar o acesso aos dados do negócio.

Se forem bem empregados, conseguem diminuir gastos, aprimorar o fluxo de trabalho e tornar os processos mais ágeis. Assim, a empresa tem menos dificuldades para obter os resultados esperados e passa a ter uma política de gestão de processos mais efetiva.

Além disso, por meio desse sistema, o escritório consegue trabalhar com mais integração entre todos os setores, se tornando uma das grandes tendências do direito.

10.2. Computação na nuvem

A computação na nuvem pode exercer um papel importante nos escritórios de advocacia que buscam conquistar uma maior produtividade e a capacidade de atender a todas as demandas externas.

Essa tecnologia gerou um impacto muito grande no ambiente corporativo com o decorrer dos anos, diminuído os custos, fornecendo mais mobilidade para os profissionais e flexibilizando as tarefas rotineiras. Dessa forma, o negócio pode se tornar mais competitivo e oferecer serviços com maior qualidade.

Com essa solução, os profissionais dos escritórios terão um lugar unificado para compartilhar informações relevantes, com mais agilidade em projetos e atividades do dia a dia.

Além disso, esses dados poderão ser acessados por pessoas autorizadas a qualquer hora e em qualquer lugar, e o envio e recebimento de arquivos terá mais segurança e credibilidade.

10.3. Terceirização dos serviços

A terceirização dos serviços de advocacia é uma das principais soluções para escritórios que desejam flexibilizar o seu fluxo de trabalho.

Com a possibilidade de contratar a advocacia correspondente ou até mesmo bacharéis de direito — que podem fazer atividades pré-determinadas, desde acompanhamento de processos até diligências em cartório —, o escritório consegue diminuir gastos, melhorar sua rotina e ganhar mais rapidez para atender suas demandas externas. Assim, é possível tonar-se mais competitivo sem aumentar os custos operacionais.

Em projetos internos, a terceirização fornece ao negócio as bases para elevar a sua força operacional de forma rápida. Isso assegura ao escritório que qualquer iniciativa será realizada no menor tempo possível, sem que ocorram problemas de performance.

Além do mais, os custos operacionais são mantidos baixos e o escritório pode reduzir o tamanho da sua equipe sempre que preciso.

11. Qual importância de escolher os indicadores mais adequados para acompanhar?

Antes de tudo, cada segmento conta com indicadores específicos de acordo com seu perfil de negócio. Por isso, usar as métricas adequadas é crucial para obter bons resultados.

Vale salientar que os indicadores de desempenho são apenas instrumentos e, é muito importante utilizar seus dados para implantar melhorias e corrigir itens que prejudicam a lucratividade do seu escritório de advocacia. Eles podem ser grandes aliados para a gestão e estratégia do negócio. Por isso, começar com sua adoção, mesmo que aos poucos, é fundamental.

(Fonte: Blogjuriscorrespondente)

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